Privacy beleid

1. Wie zijn wij?

Tabletop Amersfoort is een vereniging in oprichting voor tabletop gaming enthousiastelingen in Amersfoort. We zijn dus nog niet officieel ingeschreven bij de KvK. Wij organiseren campagnes en speeldagen voor Mordheim, Dungeons & Dragons, Necromunda (binnenkort) en Warhammer 40k.

Verwerkingsverantwoordelijke: Tabletop Amersfoort, vertegenwoordigd door het bestuur.
Contactgegevens:
Email: info@tabletop-amersfoort.nl
Website: tabletop-amersfoort.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Evenementreserveringen

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Evenementkeuzes en voorkeuren

2.2 Voorinschrijving en lidmaatschap

Op dit moment houden we alleen een vrijblijvende voorinschrijving bij, een soort aanmeldlijst. Daarvoor bewaren we je naam, je e-mailadres en wat je verder zelf invult op onze formulieren.

Zodra we een officiële vereniging zijn en het lidmaatschap start (€15 per maand), vragen we leden daarnaast om:

Adresgegevens

Geboortedatum

2.3 Websitegebruik

Deze bezoekgegevens verzamelen we via PostHog, en alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft (zie 5.1):

IP-adres en browserinformatie

Pagina’s die je bezoekt

Tijdstip van bezoek

Referrerinformatie

Los daarvan kan Sentry technische gegevens ontvangen als er een fout optreedt op de website, zoals je browser, de pagina en je IP-adres. Dat gebruiken we alleen om de fout op te lossen (zie 5.2).

3. Waarom en op welke grond?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op grond van de AVG (art. 6):

Uitvoering van overeenkomst (reserveringen, en zodra we een officiële vereniging zijn ook lidmaatschap en contributiebetalingen)

Wettelijke verplichting (administratie 7 jaar bewaren, zodra we als vereniging contributie innen)

Toestemming (foto’s/video’s, nieuwsbrief opt-in, de vrijblijvende voorinschrijving, websiteanalyse met PostHog). Toestemming voor PostHog geef je via de cookiemelding, en je kunt die altijd weer intrekken via de cookie-instellingen.

Gerechtvaardigd belang (no-show registratie, foutmonitoring met Sentry)

4. Bewaartermijnen

Reserveringen: 1 jaar

Geannuleerde reserveringen: 3 maanden

No-shows: 2 jaar

Voorinschrijving: niet langer dan nodig. Wil je van de lijst af, mail ons dan en we halen je gegevens weg.

Lidmaatschap (zodra dat start): zolang actief + 7 jaar administratie

Contributiebetalingen (zodra we contributie innen): 7 jaar

Website logs: 30 dagen

Analysegegevens (PostHog): niet langer dan nodig voor de analyse. Je kunt je toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen.

5. Met wie delen wij gegevens?

E-mailprovider (bevestigingen, communicatie)

Hostingprovider (EU-gebaseerd)

Analysedienst PostHog (alleen met je toestemming)

Foutmonitoring Sentry

5.1 Websiteanalyse met PostHog

We gebruiken PostHog om te zien hoe de website gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren. PostHog wordt alleen geladen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Geef je geen toestemming, dan laden we PostHog niet.

Wat PostHog verzamelt: welke pagina's je bekijkt en waar je op klikt, het tijdstip van je bezoek, de pagina waar je vandaan kwam, je browser en apparaat, en je IP-adres of een globale locatie die daaruit wordt afgeleid. PostHog plaatst hiervoor cookies die beginnen met ph_. We maken geen schermopnames van je bezoek.

Grondslag: jouw toestemming. Je kunt die altijd intrekken via de knop Cookie-instellingen op de website, door de cookies en opgeslagen gegevens van deze website in je browser te wissen, of door ons te mailen via info@tabletop-amersfoort.nl.

We gebruiken de Europese omgeving van PostHog (eu.i.posthog.com), dus de gegevens worden in de EU opgeslagen. We bewaren ze niet langer dan nodig is voor de analyse. Meer over hoe PostHog met gegevens omgaat lees je in het privacybeleid van PostHog.

5.2 Foutmonitoring met Sentry

Gaat er iets mis op de website, dan kan er automatisch een foutmelding naar Sentry worden gestuurd. Daarmee kunnen we fouten snel vinden en oplossen.

Zo'n melding bevat technische gegevens, zoals je browser en besturingssysteem, het type apparaat, de pagina (URL) waarop de fout optrad, het tijdstip en je IP-adres. We gebruiken deze gegevens alleen om de website stabiel en veilig te houden, en niet voor marketing of om je te volgen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een website die goed werkt. We bewaren foutmeldingen zo kort mogelijk en niet langer dan nodig is om de fout op te lossen. Meer over hoe Sentry met gegevens omgaat lees je in het privacybeleid van Sentry.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar. Stuur je verzoek naar info@tabletop-amersfoort.nl (onderwerp: “Privacy verzoek”).

7. Beveiliging

HTTPS versleuteling

Geëncrypteerde databases en back-ups

Alleen geautoriseerd bestuur heeft toegang

Minimale gegevensverzameling

8. Cookies

Functionele cookies

Stripe-cookies, pas zodra we online betalingen accepteren. Op dit moment plaatsen we geen betaalcookies.

Analysecookies van PostHog (beginnen met ph_), alleen als je daar toestemming voor geeft. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de cookie-instellingen.

9. Wijzigingen

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij leden via e-mail. De laatste versie staat altijd op de website.

10. Klachten

Ben je niet tevreden? Neem contact op via info@tabletop-amersfoort.nl. Onopgelost? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).